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学会分支机构档案管理办法

2015-03-18 08:31 来源:秘书处

责编:陈默

中国电影电视技术学会分支机构档案管理办法

(讨论稿)

根据民政部《社会组织评估管理办法》、《中国电影电视技术学会所属分支机构管理办法》规定,为了更好的实行分支机构档案管理,具体办法如下:

一、分支机构档案资料

1、分支机构组织工作信息:专业委员会主任、副主任、委员、学术专家和个人会员信息等;

2、分支机构工作会议纪要、简报。

3、分支机构主办、承办、协办的所有活动或项目。如年会、峰会、论坛、培训、交流、研讨、专家会议、评奖及承接的科研项目。

4、业务活动信息。业务工作计划、财务预算、活动策划和通知;业务工作信息:专家信息、参会人员信息、会议文件和课件;业务工作结果:工作总结、财务结算、工作照片、参评资料、评奖结果、获奖人员信息、论文集等。

例:专题研讨会(研修班)存档资料目录

关于举办《xxx专题研讨会》的会议通知

xxx专题研讨会》时间安排表

xxx专题研讨会》内容安排表

主题演讲人简介

会议承办合同

通讯录

报到表

会议纪要

主题演讲课件(电子版)

会议照片(电子版)

5、专业委员会年度计划及总结。

二、档案资料管理原则

1、档案资料收集提供和管理责任

专业委员会执行年度计划或临时申办年度计划外的活动,须在正式发放活动通知前一个月将活动方案(详细内容,包括预算)报学会秘书处办公室,在活动或项目结束后15个工作日内填写《分支机构档案资料提交表》(见附件)并将完整的档案资料提交到学会秘书处。

2、档案资料包括文字文档和电子文档(制作光盘?)。

3、学会秘书处办公室负责签收并整理归档。

三、档案资料使用管理

1、档案资料由学会秘书处统一管理编目存档。

2、备份管理原则:复印件提交学会秘书处。专业委员会自留备份。

3、秘书处工作人员不能将信息资源据为己有或不经允许向外界提供。

    四、附则

    1、本规范自发布之日起执行。

    2、本规范由影视学会秘书处负责解释。